Rejestr zmian

Pobierz dane XML Drukuj informację

Szczegóły informacji

140/2014

Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.

Rodzaj: Zarządzenie

Status: Obowiązujący

Sesja: Nie dotyczy

Kadencja: brak

Data wejścia w życie: z dniem podpisania

Data podjęcia/podpisania: 2014-06-18

Tytuł aktu:

w sprawie: regulaminu udzielania zamówień publicznych, o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. t.j. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm. )

Na podstawie:

Działając na podstawie:

1. Art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz.594 z późn. zm.)

2. Art. 44 ust.3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. Nr 157, poz. 1240),

3. Rozporządzenia Prezesa Radu Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych Dz. U. z 31.12.2013 r. poz.1692 r.

4. Stosując art. 4 pkt 8 i art. 29- 35 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz.907 wraz z późn.zm.)

5. Art.19 ust.1 ustawy z dnia 17 grudnia 2005 r.. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Nr 14, poz.114 z późn.zm. )

6. Art. 70¹ – 70⁵ ; art.71¹; art.72 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz.93 ostatnia zamiana z 2006 r. Dz.U. Nr 164,poz.1166)

6. § 18 ust.2 pkt 7 Zarządzenia nr 191/2013 Burmistrza Miasta Żagań z dnia 13 sierpnia 2013 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta Żagań

Treść:

zarządzam, co następuje:

§ 1

Postanowienia ogólne

1. Zamówienie publiczne na dostawy, usługi lub roboty budowlane finansowane ze środków publicznych, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art.4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych są dokonywane zgodnie z Regulaminem określonym niniejszym Zarządzeniem.

2. Niniejsze Zarządzenie ma na celu określenie procedury udzielania zamówień publicznych, odrębnie dla zamówień o wartość szacunkowej netto nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości :

- 6 000 euro

- powyżej 6 000 euro, a nieprzekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt.8 ustawy Prawo zamówień publicznych tj. 30 000 euro.

3. Przygotowanie, przeprowadzenie postepowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartoścj kwoty 6 000 euro przypisuje się do realizacji merytorycznym Wydziałom Urzędu Miasta Żagań.

Przeprowadzenie postepowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości szacunkowej powyżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6 000 euro, a nieprzekraczającej kwoty 30 000 euro, przypisuje się do Wydziałowi Zamówień Publicznych i Nadzoru Właścicielskiego.

4. Planowanie i udzielanie zamówień publicznych określonych niniejszym regulaminem jest dopuszczalne w graniach wydatków, które ujęte zostały w planie finansowym na dany rok budżetowy, z zachowaniem następujących zasad:

celowości i oszczędności, z zapewnieniem najlepszych efektów z danych nakładów,
terminowości realizacji zadań publicznych
wyboru najkorzystniejszej oferty, z zachowaniem przepisów niniejszego zarządzenia.

5. Udzielenie zamówień publicznych na roboty budowlane – niezależnie od ich wartości – zawsze musi być potwierdzone zawartą umową – zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.

6. Kierownik Zamawiającego zastrzega sobie prawo do unieważnienia postepowania o udzielenie zamówienia publicznego.

7. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o :

Kierowniku Zamawiającego – rozumienie się Burmistrza Miasta Żagań lub inną upoważnioną do prowadzenia spraw w jego imieniu osobę,
Naczelniku merytorycznego Wydziału– rozumienie się wszystkich naczelników wydziałów w Urzędzie Miasta Żagań także Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz Komendanta Straży Miejskiej
Ustawie – oznacza to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz .U. z 2013 r poz.907 z późn.zm.).
Dostawach- należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu
Robotach budowlanych- należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 grudnia 2012 r. w sprawie wykazu robot budowlanych (Dz.U. z 2012 r. poz.1372) lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego
Usługach- należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia , których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz.U. z 2010 r.Nr 12, poz.68
Środkach publicznych – należy przez to rozumieć środki publiczne w rozumieniu przepisów o finansach publicznych
Wartości zamówienia – rozumie się przez to całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez merytoryczne Wydziały z należytą starannością, zgodnie z przepisami Regulaminu.
Zamówieniach publicznych – należy przez to rozumieć wszystkie umowy odpłatne (również nie wymagające potwierdzenia zawarcia w formie pisemnej) zawierane między Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy, roboty budowlane, wyłączone stosowanie do art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych spod rygorów tejże ustawy.

§ 2

Szacowanie wartości zamówienia

1. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia należy dokonywać w formie pisemnej, z zachowaniem należytej staranności. Dokonują tego upoważnieni pracownicy merytorycznych Wydziałów.

2. Podstawą ustalenia wartości szacunkowej zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy netto, bez podatku od towarów i usług.

3. Przy ustaleniu wartości szacunkowej zamówienia stosuje się średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczenia wartości przedmiotu zamówienia, zgodnie z aktualnie obowiązującym Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, wydanym na podstawie art.35 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

4. Ustalenia wartości zamówienia dokonują merytoryczne Wydziały nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postepowania o udzielenie zamówienia- jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postepowania o udzielenie zamówienia - jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.

5. Za prawidłowe oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia, dokonane w formie pisemnej, odpowiadają Naczelnicy merytorycznych Wydziałów.

6. Nie można, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

§ 3

Procedura udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6 000 euro

1. Określając przedmiot zamówienia, także wymagania dla jego realizacji należy przestrzegać ogólnych zasad wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zasady przejrzystości i obiektywizmu.

2. Zamówienia na dostawy, usługi, roboty budowalne, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 1500 euro (netto) realizowane są na podstawie procedury uproszczonej, przez merytoryczne Wydziały Urzędu Miasta.

3. Udzielanie zamówień publicznych, o których mowa w ust.2 odbywa się na podstawie zleceń ustnych, potwierdzonych dowodem nabycia (rachunek, faktura) bez potrzeby przeprowadzania dodatkowych czynności takich jak pisemne zlecenie, umowa itp., ale przy zachowaniu zasady celowości i oszczędności.

4. Przy realizacji zamówień o wartości powyżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 1500 euro, a nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6 000 euro netto należy dokonać rozpoznania rynku.

Obowiązkiem pracowników merytorycznych Wydziałów odpowiedzialnych za dane zamówienie publiczne jest sporządzenie z przeprowadzonego rozpoznania rynku notatki służbowej, która powinna zawierać co najmniej:

opis przedmiotu zamówienia (ilościowo-jakościowy itp.),
termin realizacji /wykonania zamówienia
wartości zamówienia,
nazwy oferentów i adresy, u których dokonano rozeznania ceny i innych elementów mających wpływ na cenę (np. koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia, funkcjonalność parametry techniczne),
ceny proponowane przez oferentów.

5. Naczelnicy merytorycznych Wydziałów, odpowiedzialni za realizację danego zamówienia, na podstawie danych zawartych w notatce służbowej, o której mowa w ust. 4, występują z propozycją zlecenia zamówienia do Kierownika Zamawiającego, po uprzednim uzyskaniu potwierdzenia przez Skarbnika Miasta zagwarantowania środków finansowych na realizację zamówienia.

6. Kierownik Zamawiającego wyraża, bądź nie wyraża zgody na realizację danego zamówienia.

7. Dokumentacja z postępowania o zamówienie publiczne przechowywana jest w poszczególnych merytorycznych Wydziałach, odpowiedzialnych za realizację danego zamówienia i archiwizację.

8. Merytoryczne Wydziały są zobowiązane do prowadzenia rejestrów udzielonych zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6 000 euro, z podziałem na dostawy, usługi i roboty budowlane. Rejestr powinien zawierać następujące dane : nazwę przedmiotu zamówienia, rodzaj zamówienia, ustaloną wartość zamówienia (netto), wysokość środków przewidzianych w budżecie na realizację zamówienia (brutto), data udzielenia zamówienia, nazwa Wykonawcy, cena o wartości netto i o wartości brutto.

9. Na koniec roku budżetowego ( nie później jak do 31 stycznia danego roku) merytoryczne Wydziały składają do Wydziału Zamówień Publicznych i Nadzoru Właścicielskiego sprawozdanie z udzielonych zamówień publicznych, z podziałem na usługi dostawy i roboty budowalne o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 6 000 euro, udzielonych w danym roku, w oparciu o dane zawarte w prowadzonych rejestrach.

§ 4

Procedura udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6 000 euro, a nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych tj. 30 000 euro

1. Zamówienia publiczne na dostawy, usługi, roboty budowlane, o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6 000 euro, a nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro udzielane są zgodnie z planem finansowym na dany rok budżetowy.

2. Wydatkowania środków w ramach zamówień publicznych na dostawy, usługi, roboty budowlane należy dokonywać w sposób celowy i oszczędny przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizacją zadań i przy zachowaniu zasady przejrzystości, obiektywizmu i jawności postepowania.

3. Naczelnicy merytorycznych Wydziałów odpowiedzialnych za realizację danego zamówienia składają wnioski do Wydziału Zamówień Publicznych i Nadzoru Właścicielskiego o uruchomienie procedury wyboru Oferenta danego zamówienia. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia. Wniosek powinien zawierać akceptację Skarbnika Miasta pod względem zagwarantowania środków finansowych w budżecie na realizację danego zadania.

4. Dla zamówień o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6 000 euro, a nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, przeprowadza się pisemne rozeznanie cenowe, w oparciu o jeden z podanych niżej sposobów:

kierując zaproszenie do złożenia ofert do nieograniczonej liczby oferentów poprzez umieszczenie zaproszenia do złożenia ofert na stronie internetowej zamawiającego lub w Biuletynie Zamówień Publicznych

wzór oferty stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia

albo

zapraszając do składania ofert taką liczbę oferentów świadczących przedmiot zamówienia (dostawę, usługę, robotę budowlaną), która zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, jednak nie mniejszą niż trzech, z wyjątkiem sytuacji, w których zamówienie może zrealizować mniejsza liczba oferentów albo tylko jeden oferent.

5. W zaproszeniu Zamawiający określa przedmiot zamówienia, podaje informacje o wymaganych oświadczeniach i dokumentach niezbędnych do otrzymania zamówienia (jeżeli będzie ich wymagał), oraz podaje inne niezbędne dla złożenia oferty informacje jak np. termin składania oferty , termin wykonania zamówienia.

Zamawiający załącza do zaproszenia formularz oferty, na którym oferenci składają swoje propozycje cenowe oraz istotne postanowienia umowy lub wzór umowy.

6. Dopuszcza się możliwość negocjacji postanowień warunków umowy.

7. Zamawiający udziela zamówienia oferentowi, który złożył najkorzystniejszą ofertę, za którą uważa się ofertę z najniższą ceną o wartości brutto lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych wymagań określonych w zaproszeniu do składnia ofert.

8. Z postępowania o udzielenie zamówienia sporządza się każdorazowo protokół z przeprowadzonego rozeznania cenowego (wzór protokołu stanowi załącznik Nr 3 do zarządzenia). który podlega zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego.

9. Zatwierdzony przez Kierownika Zamawiającego protokół stanowi podstawę do zawarcia umowy z wybranym oferentem.

10. Zamówienia o których umowa w ust. 1 udziela się na podstawie pisemnych umów określających warunki ich realizacji. Istotne elementy, które powinna zawierać umowa określają merytoryczne Wydziały we wniosku o wszczęcie procedury udzielenia zamówienia lub załączając do wniosku wzór umowy.

11. Wydział Zamówień Publicznych i Nadzoru Właścicielskiego prowadzi rejestr zamówień publicznych wraz z informacją o zawartych umowach – dla zamówień o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6 000 euro a nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

§ 5

1. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach wynikających z ważnych potrzeb społeczno-gospodarczych, a także ekonomicznych miasta, po uzyskaniu pisemnej zgody Kierownika Zamawiającego, dopuszcza się możliwość udzielenia zamówienia o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, w drodze rokowań z jednym oferentem, odstępując od udzielania zamówień zgodnie procedurami określonymi w niniejszym regulaminie.

2. Rokowania przeprowadza się pisemnie. Protokół z rokowań podlega zatwierdzeniu przez kierownika Zamawiającego (wzór protokołu stanowi załącznik Nr 4 do zarządzenia).

§ 6

Postanowienia końcowe

1. Do umów zawieranych w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych tj. 30 000 euro, stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

2. Odpowiedzialność oraz kontrola zgodności zapotrzebowań z budżetem spoczywa na Naczelnikach merytorycznych Wydziałów oraz Skarbniku Miasta.

3. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postepowań, o których mowa w niniejszym Regulaminie, ponoszą Naczelnicy merytorycznych wydziałów oraz pracownicy w zakresie, w jakim powierzono im wykonywanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi, roboty budowlane.

4. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień zarządzenia powierza się Kierownikowi Zamawiającego.

5. W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, akty wykonawcze do ustawy Prawo zamówień publicznych, Kodeks cywilny oraz inne obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa.

6. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikom Wydziałów Urzędu Miasta Żagań.

7. Zobowiązuje się Naczelników Wydziałów do zapoznania z treścią niniejszego zarządzenia podległych pracowników.

8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

9. Traci moc Zarządzenie wewnętrzne Nr 16/2011 Burmistrza Miasta Żagań z dnia 8 marca 2011 roku w sprawie: procedury udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro.

BURMISTRZ

Daniel Marchewka