Zarządzenie wewnętrzne nr 8/2005
Burmistrza Miasta Żagań
z dnia 25 lutego 2005 r.


w sprawie: wprowadzenia instrukcji czynności wykonawczych kontrolnych i odpowiedzialności w zakresie projektów realizowanych z udziałem funduszy strukturalnych Unii Europejskiej


Na podstawie art. 28a ust. 1 i art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§1
1. Wprowadzam do stosowania w Urzędzie Miasta Żagań „Instrukcję czynności wykonawczych, kontrolnych i odpowiedzialności w zakresie projektów realizowanych z udziałem funduszy strukturalnych Unii Europejskiej".
2. Instrukcja, o której mowa w ust. 1 stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§2
1. Zobowiązuję Naczelników Wydziałów oraz pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z w/w instrukcją i przestrzeganiem w pełni zawartych w niej postanowień.
2. Zobowiązuję jednocześnie Naczelników Wydziałów do pobrania od pracowników oświadczeń o przyjęciu instrukcji do wiadomości i stosowania.

§3

Traci moc zarządzenie wewnętrzne nr 44/2004 Burmistrza Miasta Żagań z dnia 20 września 2004 r. w sprawie instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej.


§4 •

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Załącznik
do Zarządzenia wewnętrznego Nr 8/2005
Burmistrza Miasta Żagań z dnia 25 lutego 2005 r.

INSTRUKCJA CZYNNOŚCI WYKONAWCZYCH, KONTROLNYCH I
ODPOWIEDZIALNOŚCI W ZAKRESIE PROJEKTÓW REALIZOWANYCH Z UDZIAŁEM FUNDUSZY STRUKTURALNYCH
UNII EUROPEJSKIEJ




I. PODSTAWA PRAWNA
1. Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie projektów realizowanych przez Urząd Miasta Żagań z udziałem funduszy europejskich, a w szczególności:
1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
2) ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.),
3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.),
4) rozporządzenia Rady WE nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy w sprawie Funduszy Strukturalnych,
5) rozporządzenia Rady WE nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wdrażania rozporządzenia Rady WE nr 1260/1999 dotyczącego zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych,
6) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. Nr 153, poz. 1752),
7) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i
rozchodów środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 209, poz. 2132).

II. PROCES POZYSKIWANIA ŚRODKÓW - jest procesem obejmującym
wykonywanie następujących czynności:
1. Pozyskiwanie informacji o dostępnych funduszach pomocowych UE.
2. Wybór funduszu dla potrzeb realizacji zamierzonego projektu.
3. Pozyskiwanie informacji niezbędnych do spełnienia kryteriów wymaganych priorytetami funduszu.
4. Kompletowanie dokumentacji wymaganej w procesie pozyskiwania środków.
5. Wypełnianie i składanie wniosków aplikacyjnych wymaganych przez fundusze.

Powyższe czynności wykonują pracownicy Wydziału Zamówień Publicznych i Środków Pomocowych, którzy ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłową realizację.

6. Podpisywanie umów na realizację projektów zgodnie z wymaganiami
instytucji zarządzających funduszem.

III. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI TECHNICZNEJ - obejmuje
następujące czynności:

1. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia
zgodnie z:
1) przepisami ustawy - prawo zamówień publicznych,
2) zarządzeniem Burmistrza Miasta Żagań w sprawie powołania komisji przetargowej oraz wyboru trybu postępowania,
3) zarządzeniem Burmistrza w sprawie ustalenia zasad postępowania w zakresie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Żagań.

2. Wyłonienie wykonawcy projektu budowlanego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19 poz. 177, zwaną dalej UPZP).
3. Podpisanie przygotowanej umowy cywilno - prawnej określającej zakres, termin i warunki opracowania dokumentacji technicznej.


4. Wydanie na wniosek wykonawcy projektu budowlanego decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego zgodnie z ustawą o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym.
5. Uzyskanie przez wykonawcę projektu - na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa - pozwolenia na budowę, zgodnie z ustawą prawo budowlane.
6. Dokonanie odbioru opracowanej zgodnie z umową dokumentacji technicznej na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego.

Powyższe czynności wykonują pracownicy Wydziału Infrastruktury Technicznej i Inwestycji, którzy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową ich realizację.

IV. WYŁONIENIE WYKONAWCY I WYBÓR INSPEKTORA NADZORU INWESTORSKIEGO - dokonywane jest w trybie ustawy prawo zamówień publicznych i obejmuje następujące czynności:
1. Ustalenie przedmiotu i wartości zamówienia (art. 32, art. 33, art. 35 UPZP).
2. Określenie trybu zamówienia zgodnie z UPZP.
3. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z UPZP oraz zarządzeniem Burmistrza w sprawie powołania komisji przetargowej oraz określenia trybu.
4. Sporządzenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z art. 36 UPZP.
5. Wszczęcie postępowania poprzez ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Urzędu Miasta, a w przypadkach określonych w art. 40 UPZP również poprzez przekazanie ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Ogłoszenie powinno zawierać:

1) nazwę i adres zamawiającego,
2) określenie trybu zamówienia,
3) określenie sposobu uzyskania SIWZ, a także jej cenę, jeżeli jej udostępnienie jest odpłatne,
4) opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych i wariantowych,
5) termin wykonania zamówienia,
6) opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków,
7) informacje na temat wadium,
8) kryteria oceny ofert i ich znaczenie,
9) termin i miejsce składania ofert,
10) termin związania ofertą.
6. Wybór najkorzystniejszej oferty z zachowaniem procedur Rozdziału 4 UPZP.
7. Sporządzenie w formie pisemnej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia. Dokumentacją będzie protokół wraz z załącznikami, które stanowią:

1) lista obecności wykonawców uczestniczących w otwarciu ofert,
2) zbiorcze zestawienie ofert,
3) oświadczenie członków komisji wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
4) informacja o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
5) wykaz wykonawców wykluczonych z postępowania o zamówienie,
6) wykaz ofert odrzuconych,
7) karty indywidualnej oceny oferty,
8) streszczenie oceny i porównania złożonych ofert,
9) informacja o wniesionych protestach i odwołaniach (jeżeli będą miały miejsce).

8. Wysłanie powiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z art. 92 UPZP.
9. Wyznaczenie terminu i miejsca zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

10. Przygotowanie umowy cywilno - prawnej o pełnienie obowiązków
inspektora nadzoru zgodnie z ustawą prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r. Nr 207, poz. 2016, z późn. zm.).

Powyższe czynności wykonują pracownicy Wydziału Zamówień Publicznych i Środków Pomocowych, którzy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową ich realizację.
V. PRZEBIEG WYKONANIA PROJEKTU - realizowany jest po przez
następujące czynności:
1. Protokolarne przekazanie placu budowy wykonawcy na zasadach i terminach określonych w umowie oraz protokole, po podpisaniu umowy cywilno -prawnej.
2. Zgłoszenie do Starostwa Powiatowego o rozpoczęciu robót ziemnych zgodnie z ustawą prawo budowlane.
3. Prowadzenie stałego nadzoru nad realizowanym zamówieniem zgodnie z projektem budowlanym.
4. Zakończenie robót stanowi podpisanie protokołu końcowego odbioru robót zgodnie z umową z wykonawcą.
5. Rozliczenie finansowe i rzeczowe przedmiotu zamówienia.

6. Sporządzenie sprawozdań wymaganych przez instytucję płatniczą.
7. Okresowe przeglądy zrealizowanego przedmiotu zamówienia.

Powyższe czynności wykonują pracownicy Wydziału Infrastruktury Technicznej i Inwestycji, którzy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową ich realizację.

VI. DOKUMENTOWANIE TRANSAKCJI OBJĘTYCH PROJEKTEM
1. Wykonanie prac i odbiór urządzeń dokumentowane jest fakturami lub innymi dokumentami o równoważnej wartości dowodowej. Rodzaje dowodów księgowych oraz ich treść określa art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości.
2. Dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują. Powinny być kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały.
3. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych można korygować jedynie przez wystawienie kontrahentowi faktury ( rachunku, noty ) korygującej. Dane dowodów nie mogą być zmazy wane, przerabiane, wycierane lub usuwane innymi środkami.


4. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty ( z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb ), wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
5. Zakupy rzeczowe składników majątku muszą być udokumentowane wyłącznie oryginalnymi fakturami dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania np. paragony.
6. Dowody księgowe opiewające na waluty obce powinny zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.
7. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie ( atramentem, długopisem, cienkopisem).
8. Faktury i rachunki składane są w Punkcie Informacji, gdzie ewidencjonowane są w rejestrze faktur , a następnie przekazywane do Wydziału Infrastruktury Technicznej i Inwestycji. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny dokonuje opisu stwierdzającego wykonanie prac zgodnie z umową podpisuje się, dołącza protokół komisyjnego odbioru robót, ewentualnie inne wymagane załączniki i przekazuje dokumenty niezwłocznie do Skarbnika. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wydział merytoryczny zwraca dokument wystawcy
i odrębnym pismem uzasadnia przyczyny jego zwrotu.

W zakresie dokumentowania transakcji uzupełniająco stosować należy wprowadzoną zarządzeniem Burmistrza Miasta instrukcję obiegu dokumentów finansowo - księgowych.

VII. SPOSÓB UJĘCIA TRANSAKCJI W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH

1. Naczelnik Wydziału Finansowo-Budżetowego dokonuje kontroli
rachunkowej otrzymanego dokumentu oraz zgodności z planem wydatków budżetowych.
Dokument jest zatwierdzany do wypłaty przez Skarbnika i Kierownika Jednostki.
Dokument zatwierdzony do zapłaty przekazuje się pracownikowi Wydziału Finansowo-Budżetowego w celu dokonania przelewu.
2. Poprawny dokument przekazywany jest Naczelnikowi Wydziału Finansowo- Budżetowego, który dokonuje dekretacji.
3. Operację księgowania w księgach rachunkowych przeprowadza inspektor Wydziału Finansowo-Budżetowego, który po zaksięgowaniu kseruje dokumenty i przekazuje do uwierzytelnienia, a następnie wpina je do zbioru dowodów księgowych, a oryginały wpina do segregatora zawierającego dokumenty księgowo-finansowe dotyczące danego projektu.
4. W systemie finansowo - księgowym Gminy wyodrębnia się analitycznie księgowanie operacji dotyczących poszczególnych projektów. W tym celu pracownik Wydziału Finansowo-Budżetowego prowadzi karty analityczne.
5. Wszystkie operacje księgowe dokonywane są zgodnie z zasadami rachunkowości przyjętymi w Urzędzie Miasta.
6. Pracownicy Wydziału Finansowo - Budżetowego (naczelnik i inspektor) posługują się dokonując operacji księgowych - znanymi tylko sobie hasłami dostępu i ponoszą osobistą odpowiedzialność za zachowanie ich
w tajemnicy.
W zakresie kontrolowania dowodów finansowo- księgowych ( rachunków, faktur i innych dowodów stosuje się uzupełniająco instrukcję obiegu dokumentów finansowo- księgowych obowiązującą w Urzędzie Miasta Żagań.

VIII. PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

1. Dokumentacja związana z pozyskiwaniem środków funduszy strukturalnych
oraz dokumentacja przetargowa projektu przechowywana jest przez
pracowników Wydziału Zamówień Publicznych i Środków Pomocowych
w odrębnych segregatorach, w zamkniętych szafach, bez możliwości dostępu osób nieupoważnionych.
2. Dokumentacja techniczna i prawna projektu a także dokumentacja związana z jego realizacją sprawozdawczością i monitoringiem przechowywana jest przez pracowników Wydziału Infrastruktury Technicznej i Inwestycji w odrębnych segregatorach, w zamkniętych szafach, bez możliwości dostępu osób nieupoważnionych.
3. Dokumentacja księgowa (oryginały) przechowywana jest przez pracowników Wydziału Finansowo - Budżetowego w odrębnych segregatorach dla każdego
projektu w zamkniętych szafach, bez możliwości dostępu osób nieuprawnionych.
4. Dokumentację, o której mowa w ust. 1-3 przechowuje się przez okres wskazany w umowie z Instytucją Pośredniczącą.
5. Obowiązuje zasada łatwego wyszukiwania dokumentów poprzez widoczne i trwałe oznakowanie segregatora, w którym się znajdują. Oznakowanie segregatora winno zawierać symbol komórki organizacyjnej Urzędu oraz symbol z jednolitego rzeczowego podziału akt, a także określenie roku i nazwę programu realizowanego z udziałem funduszy strukturalnych Unii Europejskiej.

XL POZOSTAŁE USTALENIA
1. Środki z funduszy strukturalnych gromadzone są na odrębnych rachunkach bankowych.
2. Dla każdego programu (projektu) dofinansowanego ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej otwiera się osobny rachunek bankowy w banku prowadzącym obsługę budżetu miasta.
3. Wydział Infrastruktury Technicznej i Inwestycji zobowiązany jest przekazać do Wydziału Finansowo - Budżetowego pisemną dyspozycję otwarcia rachunku dla danego projektu. Dyspozycję otwarcia rachunku bankowego dla danego programu podpisują: Skarbnik Miasta oraz Burmistrz.
4. Rachunki bankowe, o których mowa otwiera się na czas realizacji programu. Ich zamknięcie następowało będzie po całkowitym rozliczeniu programu i otrzymaniu 100 % przyznanej dotacji ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej.
5. Zgodnie z wymaganiami Instytucji pośredniczącej wszelkie płatności dokonywane będą za pomocą rachunku bankowego, o którym mowa w ust. 1-4.

Powyższe czynności wykonują pracownicy Wydziału Finansowo -Budżetowego, którzy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową ich realizację.