Struktura

Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 200/2004
BURMISTRZA MIASTA ŻAGAŃ
z dnia 1 czerwca 2004 r.



w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta Żagań.


Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. NR 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami), n a d a j ę Urzędowi Miasta Żagań Regulamin Organizacyjny, następującej treści:

Rozdział I - POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Żagań, zwanym dalej „Regulaminem”, określa:

1) zakres działania i zadania Urzędu Miasta Żagań,
2) organizację Urzędu,
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa, pracowników oraz poszczególnych komórek organizacyjnych w Urzędzie.

§ 2

Ilekroć jest w Regulaminie mowa o:

1) Mieście - należy przez to rozumieć Gminę Żagań o statusie miejskim,
2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miasta Żagań,
3) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku USC - należy przez to rozumieć odpowiednio:
- Burmistrza Miasta Żagań,
- Zastępcę Burmistrza Miasta Żagań,
- Sekretarza Miasta Żagań,
- Skarbnika Miasta Żagań – Głównego Księgowego Budżetu,
- Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Żaganiu.
4) Naczelniku Wydziału, należy przez to rozumieć również:
Kierownika USC,
Komendanta Straży Miejskiej,
5) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Żagań.

§ 3

1. Urząd jest jednostką budżetową Miasta.
2. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.
3. Siedziba Urzędu mieści się w Żaganiu, przy pl. Słowiańskim 17.

§ 4

1. Urząd jest czynny w dniach roboczych, w godzinach ustalonych przez Burmistrza.
2.Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta oraz dni dodatkowo
wolne od pracy.

Rozdział II - ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU

§ 5

1.Urząd jest jednostką organizacyjną Miasta, powołaną do wykonywania zadań publicznych o znaczeniu lokalnym.

2.Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Mieście obowiązków w trakcie realizacji:

1) zadań własnych,
2) zadań zleconych,
3)zadań powierzonych:
a) na podstawie porozumień z organami administracji rządowej,
b) w drodze porozumień międzygminnych,
c) w drodze porozumień komunalnych zawartych z powiatem.
4) zadań wynikających z zawartych porozumień partnerskich.

§ 6

Urząd zapewnia organom Miasta pomoc w wykonywaniu ich zadań szczególnie w zakresie:

1) przygotowywania materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień, zarządzeń i innych aktów z zakresu administracji publicznej
oraz podejmowania czynności prawnych przez organy Miasta,
2) realizacji obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał, zarządzeń, postanowień i decyzji organów Miasta,
3) przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg, wniosków, interpelacji itp.,
4) zapewnienia warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Miasta,
5) prowadzenia zbiorów:
- Dziennika Ustaw,
- Monitora Polskiego,
- Dziennika Urzędowego Województwa Lubuskiego,
- przepisów gminnych, dostępnych do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu.
- obowiązujących rejestrów, wykazów i zbiorów akt.
6) wykonywania prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
- przyjmowania, rozdziału, przekazywania i wysyłania korespondencji,
- prowadzenia wewnętrznego obiegu akt,
- przechowywania akt,
- przekazywania akt do archiwów,
7) realizacji obowiązków i uprawnień Urzędu jako pracodawcy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Interpretację art. 52, § 1, pkt.1 Kodeksu pracy
zawiera załącznik Nr 5 do niniejszego regulaminu.
8) realizacji zadań wynikających z obowiązku udostępniania informacji publicznej.

 

Rozdział III - ORGANIZACJA URZĘDU


§ 7

1. W skład Urzędu wchodzą Wydziały, Urząd Stanu Cywilnego, Straż Miejska oraz samodzielne stanowiska pracy.
2. Schemat organizacyjny Urzędu określający nazwy i symbole komórek organizacyjnych oraz ich podporządkowanie, stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
3. Burmistrz zatwierdza zakresy czynności dla poszczególnych stanowisk pracy.

4. Obsługa prawna Urzędu prowadzona jest przez Radcę Prawnego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej, zawartej po przeprowadzeniu
postępowania w trybie ustawy o zamówieniach publicznych.

§ 8

Organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników ustala „Regulamin Pracy Urzędu Miasta Żagań”.

Rozdział IV - ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU


§ 9

Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
5) podziału zadań pomiędzy kierownictwo i poszczególne komórki organizacyjne Urzędu oraz współdziałania tych komórek,
6)kontroli wewnętrznej,
7)audyt wewnętrzny

§ 10

Pracownicy Urzędu, w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu, działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do jego przestrzegania.

§ 11

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem
komunalnym.

2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z zasadami ustawy o zamówieniach publicznych.

§ 12

1.Jednoosobowe kierownictwo polega na jednoosobowej decyzyjności i służbowym podporządkowaniu, podziale czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2.Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy swego Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika Miasta, którzy ponoszą przed Burmistrzem odpowiedzialność za realizację powierzonych im zadań.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu:
1) kierują i zarządzają powierzonymi komórkami w sposób zapewniający optymalną realizację zadań tych komórek i ponoszą za to odpowiedzialność przed
Burmistrzem,
2) są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.

§ 13

1.Podczas realizacji powierzonych zadań, komórki organizacyjne Urzędu są obowiązane do współdziałania w miarę zaistniałych potrzeb, w szczególności w zakresie wymiany
informacji, wyrażania opinii oraz wzajemnych konsultacji.
2.W przypadku załatwiania spraw leżących w kompetencji kilku Wydziałów koordynującym jest ten Wydział, do którego właściwości należy ostateczne rozstrzygnięcie sprawy.

3. W razie zaistnienia sporów kompetencyjnych, wydział wiodący w danej sprawie określa Sekretarz Miasta.

§ 14

1. Zasady podpisywania pism określa załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.
2. Zasady sprawowania kontroli w Urzędzie określa załącznik Nr 3.

§ 15

Pełnienie zastępstw w czasie nieobecności:
1. Burmistrza - obowiązki przejmuje Zastępca Burmistrza.
2. Sekretarza - zastępuje Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego.
3. Skarbnika - zastępuje Naczelnik Wydziału Finansowo-Budżetowego.
4. Naczelnika - zastępuje jego zastępca lub wyznaczony do pełnienia tej funkcji pracownik.
5. Zastępstwa w Wydziale ustala Naczelnik.

Rozdział V - ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA, SKARBNIKA I NACZELNIKA

§ 16

Do zakresu zadań Burmistrza, w szczególności należy:
1.Realizacja zadań wynikających z obowiązującego ustawodawstwa, Statutu Miasta oraz uchwał Rady Miasta.
2.Realizacja zadań wynikających z pełnienia funkcji Kierownika Urzędu Miasta:
1) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
2) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy,
4) zapewnienie przestrzegania prawa przez pracowników wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu,
5) podejmowanie rozstrzygnięć w sprawach organizacji Urzędu oraz podziału zadań między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi,
6) zwoływanie, nie rzadziej niż raz w miesiącu, narad z udziałem kierowników komórek organizacyjnych, w celu uzgadniania współdziałania i sposobu realizacji
zadań,
7) wydawanie zarządzeń, decyzji, pełnomocnictw, upoważnień oraz podpisywanie pism wychodzących z Urzędu,
8) dekretowanie pism przychodzących,
9) ogólny nadzór nad tokiem i terminowością wykonywania zadań przez pracowników Urzędu oraz nad prawidłowym wykonywaniem przez nich czynności
kancelaryjnych,
10) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz skargi i interwencje mieszkańców,
11) przyjmowanie interesantów w wyznaczonych terminach,
12) wykonywanie zadań z zakresu obronności kraju i ochrony przed powodzią,
13) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa, Statut, Regulamin i uchwały Rady Miasta.

§ 17

Do zadań Zastępcy Burmistrza należy:
1)podejmowanie czynności kierownika Urzędu wymienionych w § 16 niniejszego Regulaminu pod nieobecność Burmistrza lub wynikających z innych przyczyn niemożliwości pełnienia obowiązków przez Burmistrza,
2) wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza,
3) zapewnienie kompleksowego rozwiązania problemów oraz nadzorowanie działalności i koordynowanie pracy podległych komórek organizacyjnych Urzędu,
4) uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza w zakresie obronności kraju oraz ochrony przed powodzią,
5) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza,

§ 18

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:
1) opracowywanie projektów niezbędnych aktualizacji Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy i Regulaminu wynagrodzeń pracowników Urzędu,
2) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr i dokonywaniem oceny pracowników mianowanych,
3) nadzór nad przestrzeganiem przepisów kpa, instrukcji kancelaryjnej i podziału, rzeczowego akt oraz prawidłowym obiegiem dokumentów w Urzędzie,
4) uczestniczenie w miarę potrzeb w opracowywaniu projektów uchwał organów Miasta oraz innych dokumentów dotyczących działalności Miasta i Urzędu,
5) nadzór nad prawidłowym załatwianiem wniosków, interpelacji i zapytań radnych oraz skarg i wniosków mieszkańców dotyczących pracy Urzędu oraz gminnych
jednostek organizacyjnych,
6) przygotowywanie konkursów na stanowiska kierownicze i samodzielne w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Gminie,
7) opracowywanie informacji i sprawozdań z działalności Burmistrza oraz z wykonania uchwał Rady Miasta,
8) nadzorowanie działalności podległych komórek organizacyjnych Urzędu,
9) prowadzenie spraw w imieniu Burmistrza, w ustalonym przez niego zakresie i powierzonych przez Burmistrza,
10)koordynowanie spraw związanych z wyborami i referendami,
11)uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza dotyczących obronności kraju oraz ochrony przed powodzią na terenie miasta,
12)wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

§ 19

Do zadań Skarbnika należy:
1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości oraz obsługi księgowej budżetu Miasta,
2) nadzorowanie pracy Wydziału Finansowo-Budżetowego,
3) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Miasta,
4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,
5) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
6) współdziałanie w opracowywaniu budżetu Miasta,
7) nadzorowanie sporządzania sprawozdawczości budżetowej,
8) przygotowywanie okresowych analiz, sprawozdań, ocen i bieżących informacji o sytuacji finansowej,
9) uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza w zakresie obronności kraju,
10)wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz prowadzenie spraw w imieniu Burmistrza, w ustalonym przez niego zakresie.

§ 20

Do zadań Naczelnika, w zakresie właściwym dla Wydziału, należy wykonywanie wszystkich czynności związanych z realizacją merytorycznych zadań podległego Wydziału, niezastrzeżonych do kompetencji Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza oraz Skarbnika, w szczególności:

1) ustalanie i przedkładanie Burmistrzowi do zatwierdzania szczegółowych zakresów czynności dla pracowników Wydziału,
2) pełnienie funkcji przełożonego w stosunku do podległych pracowników,
3) prawidłowe i terminowe załatwianie spraw kierowanych do Wydziału,
4) sprawna i uprzejma obsługa mieszkańców załatwiających sprawy w Wydziale,
5) przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń, decyzji, materiałów, sprawozdań, analiz itp. pod obrady Rady i dla potrzeb Burmistrza oraz uczestniczenie w sesjach
Rady, naradach i spotkaniach, jeśli zajdzie taka potrzeba,
6) realizacja zadań merytorycznych Wydziału oraz wynikających z uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
7) współpraca z Komisjami Rady w ramach kompetencji Wydziału, a szczególnie uczestniczenie w posiedzeniach Komisji, celem merytorycznego przedstawienia problematyki określonej w projektach uchwał i tematach przygotowywanych przez Wydział na sesje Rady Miasta. Każdorazowo konieczność uczestniczenia w pracach Komisji należy uzgodnić z Przewodniczącym tej Komisji.
8) opracowywanie projektów planów realizacji przedsięwzięć gospodarczych, społecznych, organizacyjnych, projektu budżetu w zakresie dotyczącym Wydziału, itp.,
9) współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu, organizacjami społecznymi, zawodowymi, gospodarczymi, itp.,
10) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie spraw w imieniu Burmistrza, w granicach
uzyskanych pełnomocnictw,
11) przygotowywanie propozycji odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych,

12) rozpatrywanie skarg, wniosków i interwencji mieszkańców oraz przygotowywanie propozycji odpowiedzi,
13) realizacja zadań w zakresie obronności kraju, należących do kompetencji Burmistrza,
14) wykonywanie innych zadań, objętych zakresem działania podległego Wydziału i wynikających z poleceń Burmistrza,
15) ponoszenie odpowiedzialności za merytoryczną działalność Wydziału oraz organizację, jakość i dyscyplinę pracy,
16) sukcesywne prowadzenie bieżącej kontroli wewnętrznej Wydziałów przez Naczelników i składanie Burmistrzowi pisemnych informacji na koniec każdego kwartału o
przeprowadzonych kontrolach i ich efektach,
17) przygotowywanie informacji publicznych do udostępniania w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na wniosek,
18) opracowywanie prognoz, analiz, sprawozdań z prowadzonych postępowań itp.,
19) systematyczne podnoszenie poziomu wiedzy,
20) systematyczne podnoszenie jakości obsługi interesantów.

§ 21

Zadania komórek organizacyjnych Urzędu określa załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu.


Rozdział VI - ZASADY OBSŁUGI INTERESANTÓW


§ 22

Interesanci obsługiwani są w godzinach pracy Urzędu.

§ 23

Wprowadzenie ograniczeń czasowych w przyjmowaniu interesantów wymaga zgody Burmistrza.
§ 24

Uzgodnienia z innymi Wydziałami Urzędu, niezbędne do załatwienia wnoszonych spraw, winny być dokonywane we własnym zakresie, bez angażowania interesantów.

§ 25

W przypadku nieobecności Burmistrza i Zastępcy Burmistrza w dniu wyznaczonym do przyjmowania mieszkańców w sprawie skarg i wniosków, przyjęć dokonują Naczelnicy lub ich zastępcy, w sprawach dotyczących kompetencji Wydziału.

ROZDZIAŁ VII - POSTANOWIENIA KOŃCOWE


§ 26

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie obowiązujące przepisy, a w szczególności:

1) ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),

2) ustawa z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.),

3) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn zm.),

4) ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.),

5) uchwała Nr VI/54/2003 Rady Miasta Żagania z dnia 27 lutego 2003 r. w sprawie Statutu Gminu Żagań o statusie miejskim (Dz. Urz. Województwa Lubuskiego Nr 15
z 2003 r. poz. 272),

6) Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego.

§ 27

Załączniki do Regulaminu:
- Nr 1 - Schemat organizacyjny Urzędu Miasta Żagań,
- Nr 2 - Zasady podpisywania pism,
- Nr 3 - Zasady sprawowania kontroli w Urzędzie,
- Nr 4 - Zadania komórek organizacyjnych Urzędu,
- Nr 5 - Uprawnienia Urzędu jako pracodawcy w przypadku ciężkiego
naruszenia obowiązków pracowniczych (interpretacja art. 52, § 1, pkt. 1
Kodeksu pracy),
stanowią jego integralną część.

§ 28

Traci moc Zarządzenie Nr 107/2003 Burmistrza Miasta Żagania z dnia 5 maja 2003 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Żaganiu.


§ 29

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.