Konkursy

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
BURMISTRZ MIASTA ŻAGAŃ
Plac Słowiański 17
68-100 Żagań
tel. 068 477-10-40 ; fax 068 477 10-17

Zaprasza do składania ofert na wyłączność obsługi imprezy plenerowej organizowanej w 2009 roku przez Gminę Żagań o statusie miejskim w zakresie sprzedaży gastronomi lekkiej i ciężkiej.

I. WYKAZ IMPREZ:

1. Żagańska Majówka (30 kwiecień – 03 maja 2009 rok)


II. TEREN IMPREZ:

Wyłączność obsługi imprezy plenerowej obejmuje teren:

Podzamcza Książęcego Pałacu
Administrator terenu Pałac Książęcy sp. z o.o. w Żaganiu

III ZAKRES SPRZEDAŻY:

1. piwo,
2. gastronomia ciężka w skład której wchodzą: grillowanie mięsa i wędliny np.: kiełbasy, karczki, dziczyzna, szaszłyki,
3. Fast food np. hot-dogi, hamburgery
4. pajd chleba
5. gastronomia lekka, np. wata cukrowa, popcorn, kukurydza gotowana, słodycze, orzeszki prażone, gofry, lody, żelki,
6. napoje niealkoholowe

IV. ZAKRES OBOWIĄZKÓW OFERENTA:

1. Oferent zobowiązuje się zapewnić sprzęt techniczny w ilości nie mniejszej niż:
1.1 na potrzeby Majówki Żagańskiej – łącznie:
• ława bawarska ( stół i dwie ławy ) – 120 zestawów
• parasol – 40 sztuk
• rollbar – minimalnie 7 sztuk

Dostarczony sprzęt musi być niezniszczony i zadbany / estetyczny/

2. Oferent zobowiązuje się zapewnić na własny koszt wyżywienie i napoje dla gwiazd wieczoru zgodnie z raiderem ( np. woda mineralna, catering itp…) podanym przez zespól na jeden tydzień przed imprezą oraz obsługi technicznej w trakcie trwania koncertów:
- „Żagańska Majówka" dla min. 20 osób (2 razy dziennie)


1.1 Oferent może przedstawić dodatkowe własne propozycje (np. sponsoring itp…)

2. Oferent zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych podczas w/w festynu w godzinach trwania imprezy oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru wyłączności, jak również po każdym dniu imprezy.
Jako zabezpieczenie posprzątania terenu po imprezie i pokrycia ewentualnych szkód wyrządzonych przez Oferenta, Oferent wpłaci kaucje zabezpieczającą w następujący sposób:
• w wysokości 1.000 złotych ( słownie: jeden tysiąc złotych)

Kaucja winna wpłynąć do wydzierżawiającego teren przed wyznaczonym terminem zawarcia umowy na dzierżawę gruntów na konto wskazane w umowie dzierżawy/ projekt umowy w załączeniu/
Oferent przystępujący do podpisania umowy dzierżawy winien okazać się dowodem wpłaty kaucji.


Uwaga: kaucja powinna wpłynąć na konto przed terminem zawarcia umowy

Kaucja zostanie zwrócona w ciągu pięciu dni po zakończeniu imprezy, po posprzątaniu przez Oferenta miejsca obszaru swojej wyłączności.

V. ZAKRES OBOWIĄZKÓW ORGANIZATORA IMPREZ:

1. Organizator zobowiązuje się do utrzymania czystości we wszystkich miejscach nie objętych wyłącznością Oferenta w trakcie trwania imprezy i po każdym dniu
2. Organizator zapewnia ustawienie przenośnych kabin toaletowych

3.W imieniu Organizatora Pałac Książęcy sp. z o.o. w Żaganiu zapewnia dla
potrzeb Oferentów dostawę energii elektrycznej i wody.
Warunki poboru tych mediów określone zostaną w umowie dzierżawy
zawartej z Pałacem Książęcym sp. z o.o.
Wydzierżawiający teren zapewnia możliwość korzystania z punktu poboru
zimnej wody pitnej oraz możliwość podłączenia się do szafek z energią
elektryczną 230/400V pod warunkiem posiadania przez dzierżawcę
przedłużaczy, urządzeń oraz osprzętu elektrycznego zgodnego z
obowiązującymi przepisami i normami . Ustalona cena dzierżawy terenu
objętego wyłącznością wynosi 550 złotych / dzień brutto. Cena
obejmuje koszt zużycia energii elektrycznej oraz wody przez dzierżawcę.

3. Organizator zobowiązuje się udzielić Oferentowi czasowego zezwolenia na
sprzedaż piwa po przedłożeniu wymaganych dokumentów ( obok wpisu do
ewidencji działalności gospodarczej lub właściwego rejestru , zezwolenie
stałe na sprzedaż alkoholu)
Oferent uzyska zgodę Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej na
sprzedaż piwa, napojów niealkoholowych i działalność
gastronomiczną.

4. Organizator nie zapewnia ochrony terenu objętego wyłącznością.


VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU NA WYŁĄCZNOŚĆ OBSŁUGI
IMPREZ PLENEROWYCH:

1. O udzielenie wyłączności mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają
następujące warunki:

a) posiadają uprawnienia do występowania w obrocie gospodarczym w zakresie objętym ofertą / mają zarejestrowaną działalność we właściwym rejestrze lub zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej /.
b) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność prowadzenia usług bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki od Organizatora na rozpoczęcie działalności. Oferent składa oświadczenie na załączonym druku
c) Nie zalegają z opłaceniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne lub uzyskali przewidziane prawem zwolnienie, odroczenia lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymane w całości wykonanie decyzji właściwego organu. Oferent składa oświadczenie na załączonym druku.
d) Wniesienia przez Oferenta zaliczki w wysokości 10% minimalnej kwoty wyjściowej licytacji tj. dla :
- Żagańskiej Majówki – ogółem 21.000,00 x 10% = 2.100,00

Wpłacona zaliczka stanowi gwarancję przystąpienia Oferenta do podpisania umów //darowizny i dzierżawy gruntu/
Zaliczka wpłacona przez Oferenta, który wygrał licytację zostanie zaliczona na poczet wylicytowanej kwoty. Pozostałym Oferentom zaliczka zostanie zwrócona w terminie 3 dni od daty zakończenia licytacji i dokonania wyboru najkorzystniejszego Oferenta.
W przypadku uchylania się Oferenta, który wygrał licytację od zawarcia umów w wyznaczonym terminie – zaliczka nie będzie podlegać zwrotowi. I stanowić będzie darowiznę na obslugę imprezy kulturalnej Żagańska Majówka.
Zaliczkę w podanej wysokości należy wpłacić w kasie Urzędu Miasta Żagań lub na konto nr 95 1090 2558 0000 0001 0350 7128 w terminie do dnia
13 marca 2009r z dopiskiem „Organizacja Żagańskiej Majówki”
Uwaga: zaliczka powinna wpłynąć na konto w wyznaczonym terminie.

VII ORGANIZATOR NIE DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH.

Oferta obejmuje sprzedaż piwa, napojów bezalkoholowych i obsługę
gastronomiczną wyłącznie na terenie Podzamcza Pałacu Książęcego w
Żaganiu.

VIII OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ:

1. Aktualny wypis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do obrotu gospodarczego w zakresie objętym ofertą , wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert.
2. Inne propozycje Oferenta np. sponsoring itp……
3. Oświadczenie Oferenta ,że w przypadku wygrania licytacji zobowiązuje się do wpłaty:
a) 50 % zaoferowanej kwoty wyłączności w przypadku :
- „Żagańskiej Majówki” w terminie do dnia 23 marca 2009 roku
b) pozostała kwota wylicytowanej wyłączności w przypadku:
- „Żagańskiej Majówki „ w terminie do dnia 20 kwietnia 2009 roku

UWAGA!

W przypadku przekroczenia terminu płatności,, Organizator może przeprowadzić ponownie postępowanie ofertowe lub odstąpić wyłączność na obsługę imprezy plenerowej na rzecz drugiego w kolejności ( z najwyższą wylicytowaną kwotą) Oferenta. W takim przypadku wpłacona wcześniej zaliczka przepada na rzecz Organizatora.


4. Oświadczenie oferenta, że nie zalega z opłaceniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne lub uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymane w całości wykonanie decyzji właściwego organu. Oferent składa oświadczenie na załączonym druku. / wg. załączonego wzoru/
5. Kserokopię dowodu wpłaty zaliczki w wysokości 10 % minimalnej kwoty wyjściowej licytacji tj. dla:
- Żagańskiej Majówki” – 2.100,00 złotych brutto / słownie: dwa tysiące sto
złotych brutto/
6. Oświadczenie, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność prowadzenia usług bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki od Organizatora na rozpoczęcie działalności
./ zgodnie z załączonym wzorem/.

7. Brak jakiegokolwiek dokumentu spowoduje niedopuszczenie Oferenta do licytacji.
8. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej „za zgodność z oryginałem” przez Oferenta

IX. TERMIN i MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

1. Oferty należy składać w Sekretariacie Urzędu Miasta Żagań, 68-100 Żagań, Plac Słowiański 17 w terminie do dnia 13 marca 2009 roku do godz. 11,00..
Ofertę należy złożyć z zamkniętej kopercie z oznaczeniem danych tele adresowych Oferenta z dopiskiem „Obsługa imprez plenerowych – gastronomia ciężka i lekka na terenie Podzamcza Pałacu Książęcego w Żaganiu”

2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 13 marca 2009 roku o godz. 11,10 w Sali
Nr 6 Urzędu Miasta Żagań, Plac Słowiański 17.
Otwarcie ofert jest jawne.

X. PROCEDURA POSTĘPOWANIA i PRZEPROWADZENIA LICYTACJI:

1. Minimalna kwota wyjściowa licytacji ( tylko dla oferentów dopuszczonych do licytacji – Oferenci dopuszczeni do licytacji musza spełniać wymagania formalne określone w punkcie VI i VIII niniejszego zaproszenia/ wynosi w przypadku:

- „ Żagańskiej Majówki „ – ogółem 21.000,00 złotych brutto ( słownie:
dwadzieścia jeden tysięcy 00/100 ),

Ustala się minimalne postąpienie cenowe przy licytacji ustnej w wysokości 500 złotych brutto / słownie: pięćset złotych/
O wysokości postąpienia decydują Oferenci, lecz nie może być ono niższe od kwoty 500 złotych.
2. Oferent zobowiązuje się do wpłaty wylicytowanej kwoty w formie dzierżawy i
darowizny na konta wskazane przez Organizatora ( zgodnie z załączonymi
projektami umów.).
Wylicytowana kwota obejmuje:
Wielokrotność ceny dzierżawy terenu tj. 550 zł / dzień x ilość dni
Różnica stanowić będzie darowiznę przekazaną na rzecz Organizatora

a. Oferenci spełniający wymagania formalne zostaną dopuszczeni do licytacji ustnej .

b. Licytacja ustna odbędzie się w dniu 13 marca 2009 roku, bezpośrednio po sprawdzeniu przez Komisję powołaną przez Organizatora ofert pod względem formalnym.

2. Osoby do kontaktu:
W sprawach formalnych - Grażyna Niklewicz tel. 068-477-10-39
W sprawach organizacyjnych – Jerzy Czapracki tel. 068 477-64-64
Kinga Komar tel. 068 477- 10 - 25

Niniejsze zaproszenie opublikowano również na stronie internetowej www.bip.wrota.lubuskie.pl/umzagan
Sporządziła:
Grażyna Niklewicz