Konkursy

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT


BURMISTRZ MIASTA ŻAGAŃ
Plac Słowiański 17
68-100 Żagań
tel. 068 477-10-40 ; fax 068 477 10-17

Zaprasza do składania ofert na wyłączność obsługi imprez plenerowych organizowanych w latach 2009 - 2010 roku przez Gminę Żagań o statusie miejskim w celu obsługi rozrywkowej imprez w zakresie zabezpieczenia urządzeń „Wesołego Miasteczka”.

I. WYKAZ IMPREZ:

1. Żagańska Majówka (od 30 kwietnia – 03 maja 2009r) i 2010 r / data do
uzgodnienia/
2. Dni Zagania „Jarmark Św. Michała” ( od 18 – 20 września 2009r) i 2010 r /
/data do uzgodnienia /
3. Dzień Dziecka - 01.06.2009r i w 2010 roku


II. TEREN IMPREZ:
- Żagańska Majówka”- Podzamcze Pałacu Książęcego w Żaganiu ul. Szprotawska
- Jarmark św. Michała” – Podzamcze Pałacu Książęcego w Żaganiu ul. Szprotawska
- Dzień Dziecka – Podzamcze Pałacu Książęcego w Żaganiu ul. Szprotawska

III ZAKRES OBSŁUGI ROZRYWKOWEJ:

Wyłączność obejmuje zapewnienie obsługi rozrywkowej imprez plenerowych tj. Żagańskiej Majówki i Jarmarku Św. Michała, Dzień Dziecka organizowanych w latach 2009 – 2010 przez Gminę Żagań o statusie miejskim w zakresie zabezpieczenia urządzeń „Wesołego Miasteczka w ilości min. 10 sztuk na każdą z imprez osobno

Urządzenia powinny być atrakcyjne o szerokim zakresie: małe i duże.

Zaproszenie nie dotyczy:

1. sprzedaży piwa,
2. gastronomi ciężkiej w skład której wchodzą: grillowanie mięsa i wędliny np.: kiełbasy, karczki, dziczyzna, szaszłyki,
3. Fast food np. hot-dogi, hamburgery
4. pajd chleba
5. gastronomi lekkiej, np. wata cukrowa, popcorn, kukurydza gotowana, słodycze, orzeszki prażone, gofry, lody, żelki,
6. napoje niealkoholowe
7. sprzedaży wszelkiego rodzaju zabawek dla dzieci, balonów gumowych oraz foliowych dmuchanych powietrzem lub gazem, pamiątkami festynowymi, różnego rodzaju świecidełkami typu Glow-Stik oraz na baterie typu LED-dioda, zabawkami dmuchanymi itp…
8. wszelkie urządzenia dmuchane i pneumatyczne, euro-bangy / trampolina/

IV. ZAKRES OBOWIĄZKÓW OFERENTA:

1. Oferent zobowiązuje się do:
1.1 obsługi wystawionych urządzeń Wesołego Miasteczka w godzinach trwania imprezy.,
1.2 zapewnienia bezpieczeństwa podczas korzystania z urządzeń Wesołego Miasteczka
1.3 zapewnienia, że wystawione urządzenia są bezpieczne dla użytkowników i na okoliczność tego przedstawi aktualne atesty zatwierdzone przez Dozór Techniczny / dopuszczające urządzenia do eksploatacji/
1.4 przedstawienia zdjęć / folderów proponowanych urządzeń Wesołego
Miasteczka.
Oferta winna zawierać ilość karuzel, wymiary, oraz ilość osób mogących
jednorazowo z danej karuzeli skorzystać.
Ustawienia urządzeń zgodnie z wytycznymi Organizatora.
1.5 zapewnienia i ustawienia przenośnych kabin toaletowych w ilości co
najmniej 5 szt, na każdą z imprez osobno
1.6 zapewnienia dla własnych potrzeb i na własny koszt pobór energii
elektrycznej. Na tą okoliczność zawrze stosowną umowę z Zakładem
Energetycznym „ENEA” w Zarach ul. Moniuszki 64 tel. 068-328 15 00 lub
068 328 15 60.
1.8 pokrywać koszty zużycia wody oraz wywozu śmieci i nieczystości

2. Oferent zobowiązuje się do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru wyłączności, jak również po każdym dniu imprezy.
Jako zabezpieczenie posprzątania terenu po imprezie i pokrycia ewentualnych szkód wyrządzonych przez Oferenta, Oferent wpłaci kaucje zabezpieczającą w następujący sposób:
• w wysokości po 3.000 złotych ( słownie: trzy tysiące złotych)

Kaucja winna wpłynąć do wydzierżawiającego teren przed wyznaczonym
terminem zawarcia umowy na dzierżawę gruntu na konto wskazane w umowie
dzierżawy / projekt umowy w załączeniu).

Oferent przystępujący do podpisania umowy dzierżawy winien okazać się
dowodem wpłaty kaucji.
Kaucja zostanie zwrócona w ciągu pięciu dni po zakończeniu imprezy, po posprzątaniu przez Oferenta miejsca obszaru swojej wyłączności.



V. ZAKRES OBOWIĄZKÓW ORGANIZATORA IMPREZ:

1. Organizator zobowiązuje się do utrzymania czystości we wszystkich miejscach nie objętych wyłącznością Oferenta w trakcie trwania imprezy i po każdym dniu

2. Organizator nie zapewnia dla potrzeb Oferenta dostawy energii
elektrycznej.

3. Organizator wskaże miejsce poboru wody.

4. Organizator nie zapewnia ochrony terenów objętych wyłącznością.

VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU NA WYŁĄCZNOŚĆ OBSŁUGI
IMPREZ PLENEROWYCH:

1. O udzielenie wyłączności mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają
następujące warunki:

a) posiadają uprawnienia do występowania w obrocie gospodarczym w zakresie objętym ofertą / mają zarejestrowaną działalność we właściwym rejestrze lub zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej /.
b) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność prowadzenia usług bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki od Organizatora na rozpoczęcie działalności. Oferent składa oświadczenie na załączonym druku
c) Nie zalegają z opłaceniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne lub uzyskali przewidziane prawem zwolnienie, odroczenia lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymane w całości wykonanie decyzji właściwego organu. Oferent składa oświadczenie na załączonym druku.
d) Wniesienia przez Oferenta zaliczek w wysokości 10% minimalnej kwoty wyjściowej licytacji tj. dla :
- Żagańskiej Majówki – ogółem 21.000,00 x 10% = 2.100,00 zł brutto

- „Jarmarku Św. Michała „ – ogółem – 60.000,00 zł x 10% = 6.000,00 zł
brutto
- Dzień Dziecka - ogółem – 10.000,00 zł x 10% = 1.000 zł
brutto


Wpłacone zaliczki stanowią gwarancję przystąpienia Oferenta do podpisania umów //darowizny i dzierżawy gruntów/
Zaliczka wpłacona przez Oferenta, który wygrał licytację zostanie zaliczona na poczet wylicytowanej kwoty. Pozostałym Oferentom zaliczka zostanie zwrócona w terminie 3 dni od daty zakończenia licytacji i dokonania wyboru najkorzystniejszego Oferenta.
W przypadku uchylania się Oferenta, który wygrał licytację od zawarcia umów w wyznaczonym terminie – zaliczka nie będzie podlegać zwrotowi i stanowić będzie darowiznę na obsługę w/w imprez kulturalnych.
Zaliczki w podanych wysokościach należy wpłacić w kasie Urzędu Miasta Żagań lub na konto nr 95 1090 2558 0000 0001 0350 7128 w terminie do dnia 16 marca 2009r z dopiskiem „Wesołe Miasteczko”
Uwaga: zaliczka powinna wpłynąć na konto w wyznaczonym terminie.

VII ORGANIZATOR NIE DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH.

Oferta obejmuje wyłączność terenów: Podzamcze w Żaganiu

VIII OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ:

1. Aktualny wypis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do obrotu gospodarczego w zakresie objętym oferta ( kserokopia potwierdzona urzędowo lub własnoręcznie za zgodność z oryginałem) , wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert.
2. Oświadczenie Oferenta ,że w przypadku wygrania licytacji zobowiązuje się do wpłaty w roku 2009:
a) 50 % zaoferowanej kwoty wyłączności w przypadku :
- „Żagańskiej Majówki” w terminie do dnia 26 marca 2009 roku
- „ Jarmarku Św. Michała” w terminie do 22 maja 2009 roku
- Dzień Dziecka w terminie do 26 kwietnia 2009 roku
b) pozostała kwota wylicytowanej wyłączności w przypadku:
- „Żagańskiej Majówki „ w terminie do dnia 10 kwietnia 2009 roku
- „Jarmarku Św. Michała” – w terminie do dnia 31 lipca 2009 roku.
- Dzień Dziecka - w terminie do 10 maja 2009 roku

do wpłaty w 2010
c) 50 % zaoferowanej kwoty wyłączności w przypadku :
- „Żagańskiej Majówki” w terminie do dnia 15 marca 2010 roku
- „ Jarmarku Św. Michała” w terminie do 22 maja 2010 roku
- Dzień Dziecka w terminie do 26 kwietnia 2010 roku

d) pozostała kwota wylicytowanej wyłączności w przypadku:
- „Żagańskiej Majówki „ w terminie do dnia 20 kwietnia 2010 roku
- „Jarmarku Św. Michała” – w terminie do dnia 31 lipca 20010 roku.
- Dzień Dziecka - w terminie do dnia 27 maja 2010 roku
/ zgodnie z załączonym drukiem/
UWAGA!

W przypadku przekroczenia terminu płatności,, Organizator może przeprowadzić ponownie postępowanie ofertowe lub odstąpić wyłączność na obsługę imprezy plenerowej na rzecz drugiego w kolejności ( z najwyższą wylicytowaną kwotą) Oferenta. W takim przypadku wpłacona wcześniej zaliczka przepada na rzecz Organizatora.


3. Oświadczenie oferenta, że nie zalega z opłaceniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne lub uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymane w całości wykonanie decyzji właściwego organu. Oferent składa oświadczenie na załączonym druku. / wg. załączonego wzoru/
4. Kserokopię dowodu wpłaty zaliczki w wysokości 10 % minimalnej kwoty wyjściowej licytacji tj. dla:
- Żagańskiej Majówki” – 21.000 zl x 10%= 2.100,00 .złotych brutto
/ słownie: dwa tysiące sto złotych brutto/
- Jarmarku Św. Michała – 60.000 x 10% = 6.000,00 złotych brutto
/ słownie: sześć tysięcy złotych brutto
- Dzień Dziecka - 10.000zł x 10%= 1.000,00 zł brutto
słownie: jeden tysiąc złotych/
Ogółem zaliczka - 9.100,00 złotych brutto

5. Oświadczenie, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność prowadzenia usług bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki od Organizatora na rozpoczęcie działalności
./ zgodnie z załączonym wzorem/.

6. Fotografie, foldery proponowanych urządzeń wraz z aktualnymi atestami
Dozoru Technicznego dopuszczającymi urządzenia do eksploatacji.

7. Oferent winien przedstawić polisę lub inny dokument potwierdzający, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.

7. Brak jakiegokolwiek dokumentu spowoduje niedopuszczenie Oferenta do licytacji.
8. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej „ „za zgodność z oryginałem” przez Oferenta.


IX. TERMIN i MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

1. Oferty należy składać w Sekretariacie Urzędu Miasta Żagań, 68-100 Żagań, Plac Słowiański 17 w terminie do dnia 16 marca 2009 roku do godz. 11,00..
Ofertę należy złożyć z zamkniętej kopercie z oznaczeniem danych tele adresowych Oferenta z dopiskiem „Obsługa imprez plenerowych – wesołe miasteczko na Podzamczu PK sp. z o.o. Żaganiu”

2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 16 marca 2009 roku o godz. 11,10 w Sali
Nr 6 Urzędu Miasta Żagań, Plac Słowiański 17.
Otwarcie ofert jest jawne.



X. PROCEDURA POSTĘPOWANIA i PRZEPROWADZENIA LICYTACJI:

1. Minimalna kwota wyjściowa licytacji ( tylko dla oferentów dopuszczonych do licytacji – Oferenci dopuszczeni do licytacji musza spełniać wymagania formalne określone w punkcie VI i VIII niniejszego zaproszenia/ wynosi w przypadku:

- „ Żagańskiej Majówki „ – ogółem 10.500,00 zł x 2 lata= 21.000,00 złotych
brutto ( słownie: dwadzieścia jeden tysięcy 00/100

- „Jarmarku Św. Michała” – ogółem 30.000,00 zł x 2 lata = 60.000,00
złotych brutto / słownie: sześćdziesiąt
tysięcy złotych/
- Dzień Dziecka - ogółem 5.000,00 zł x 2 lata = 10.000,00 złotych
słownie: dziesięć tysięcy złotych brutto

Ogółem minimalna kwota wyjściowa licytacji na realizację w/w imprez w
cyklu dwuletnim tj. 2009 r i 2010 r wynosi 91.000, 00 zł brutto.

Ustala się minimalne postąpienie cenowe przy licytacji ustnej w wysokości 500 złotych brutto / słownie: pięćset złotych/
O wysokości postąpienia decydują Oferenci, lecz nie może być ono niższe od kwoty 500 złotych.
2. Oferent zobowiązuje się do wpłaty wylicytowanej kwoty w formie dzierżawy i
darowizny na konta wskazane przez Organizatora ( zgodnie z załączonymi
projektami umów.).
Wylicytowana kwota obejmuje:
Wielokrotność ceny dzierżawy terenu tj. 200 zł/dzień x ilość dni / z
wyodrębnieniem na każdą imprezę osobno.
Różnica stanowić będzie darowiznę przekazaną na rzecz Organizatora .

2. Oferenci spełniający wymagania formalne zostaną dopuszczeni do licytacji ustnej .

3. Licytacja ustna odbędzie się w dniu 16 marca 2009 roku, bezpośrednio po sprawdzeniu przez Komisję powołaną przez Organizatora ofert pod względem formalnym.

XI. Osoby do kontaktu:
W sprawach merytorycznych - Grażyna Niklewicz tel. 068-477-10-39
W sprawach organizacyjnych – Jerzy Czapracki tel. 068 477-64-64
Kinga Komar tel. 068 477- 10 - 25

Niniejsze zaproszenie opublikowano również na stronie internetowej www.bip.wrota.lubuskie.pl/umzagan

Sporządziła:
Grażyna Niklewicz