Załącznik Nr 3
                                                                                                                                 do Regulaminu Organizacyjnego
                                                                                                                                            Urzędu Miasta Żagań

ZASADY SPRAWOWANIA KONTROLI W URZĘDZIE

§ 1

W Urzędzie sprawowania jest kontrola zewnętrzna i wewnętrzna:
-  własnych komórek organizacyjnych Urzędu,
-  jednostek organizacyjnych podległych gminie.

§ 2

Kontrolę zewnętrzną sprawują na podstawie odrębnych przepisów:
1/  Departamenty Nadzoru i Kontroli – MSWiA
2/  Wojewoda
3/  Regionalna Izba Obrachunkowa
4/  inne instytucje i organy na podstawie posiadanych uprawnień kontrolnych.

§ 3

1.	Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych podległych gminie sprawują zgodnie
      z posiadanym uprawnieniami lub upoważnieniami:
      1/  Burmistrz
      2/  Zastępca Burmistrza
      3/  Sekretarz
      4/  Skarbnik
      5/  Naczelnicy
      6/  Rewident – zgodnie z zatwierdzonym rocznym harmonogramem kontroli oraz dodatkowo na polecenie
           Burmistrz
      7/  Kierownicy i Główni Księgowi jednostek podległych gminie
      8/  Komisja Rewizyjna.
2.	Każdy pracownik zobowiązany jest do prowadzenia samokontroli na powierzonym stanowisku pracy.

§ 4

1.	Kontrola dokonywana jest pod względem:
1/  legalności
2/  gospodarności
3/  rzetelności
4/  celowości
5/  terminowości i skuteczności
6/  przestrzegania regulaminów.
2.	Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób 
      odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów ich naprawienia 
      i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 5

W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1/  kompleksowe - obejmujące całą lub obszerną część działalności poszczególnych komórek organizacyjnych lub    
     samodzielnych stanowisk, dokonywane przez zespół kontrolny powoływany przez Burmistrza, odrębnie dla
     każdej kontroli kompleksowej,
2/  problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej komórki
     lub stanowiska, stanowiące fragment działalności tej komórki lub stanowiska,
3/  doraźne - mające charakter interwencyjny, wynikające z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń i które w
     razie potrzeby mogą przybrać formę kontroli kompleksowej lub problemowej,
4/  sprawdzające - mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w działalności
     kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.

§ 6

1.	Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 4.

2.	Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3.	Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

§ 7

1.	Z przeprowadzonej kontroli sporządza się niezwłocznie protokół kontroli.
2.	Protokół kontroli powinien zawierać:
1/  określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,
2/  imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
3/  daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
4/  określenie zakresu kontroli i czasu jej trwania,
5/  imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
6/  przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone 
     nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
7/  datę podpisania protokołu,
8/  podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo 
     pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko lub notatkę o odmowie podpisania protokołu, z
     podaniem przyczyn odmowy,
9/  wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3.	O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Burmistrz.

§ 8

Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, które otrzymują:
1/   kontrolujący
2/   kontrolowany
3/   Burmistrz.
§ 9

Kontrole dokonywane dodatkowo, poza zatwierdzonym rocznym harmonogramem kontroli, są prowadzone na podstawie odrębnych zarządzeń Burmistrza.

§ 10

Regulamin przeprowadzania kontroli wewnętrznej w komórkach organizacyjnych Urzędu oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Miastu jest ustalany odrębnym zarządzeniem Burmistrza.