ˆ

Rejestr zmian

Pobierz dane XMLDrukuj informację

Szczegóły informacji

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA ŻAGAŃ /Utrata mocy

Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2005-12-29 14:10:43 przez Użytkownik wprowadzający dane archiwalne

Akapit nr - brak tytułu

Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 380/2005
BURMISTRZA MIASTA ŻAGAŃ
z dnia 8 grudnia 2005 r.


w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta Żagań.


Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym /tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm./, n a d a j ę Urzędowi Miasta Żagań Regulamin Organizacyjny, następującej treści:
Rozdział I - POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Żagań, zwany dalej „Regulaminem”, o k r e ś l a :
1/ zakres działania i zadania Urzędu Miasta Żagań,
2/ organizację Urzędu,
3/ zasady funkcjonowania Urzędu,
4/ zakres działania kierownictwa, pracowników oraz poszczególnych komórek organizacyjnych w Urzędzie.
§ 2

Ilekroć jest w Regulaminie mowa o:
1/ Mieście - należy przez to rozumieć Gminę Żagań o statusie miejskim,
2/ Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miasta Żagań,
3/ Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku USC - należy przez to rozumieć odpowiednio:
- Burmistrza Miasta Żagań,
- Zastępcę Burmistrza Miasta Żagań,
- Sekretarza Miasta Żagań,
- Skarbnika Miasta Żagań – Głównego Księgowego Budżetu,
- Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Żaganiu.
4/ Naczelniku Wydziału, należy przez to rozumieć również:
- Kierownika USC,
- Komendanta Straży Miejskiej,
5/ Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Żagań.
§ 3
1. Urząd jest jednostką budżetową Miasta.
2. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.
3. Siedziba Urzędu mieści się w Żaganiu, przy pl. Słowiańskim 17.
§ 4
1. Urząd jest czynny w dniach roboczych, w godzinach ustalonych przez Burmistrza.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta oraz dni dodatkowo wolne od pracy.

Rozdział II - ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU
§ 5

1. Urząd jest jednostką organizacyjną Miasta, powołaną do wykonywania zadań publicznych o znaczeniu lokalnym.
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Mieście obowiązków w trakcie realizacji:
1/ zadań własnych,
2/ zadań zleconych z zakresu administracji rządowej,
3/ zadań powierzonych:
a) na podstawie porozumień z organami administracji rządowej,
b) w drodze porozumień międzygminnych,
b) w drodze porozumień komunalnych zawartych z powiatem,
c) w drodze porozumień zawartych z samorządem województwa,
4/ zadań wynikających z zawartych porozumień partnerskich.
§ 6

Urząd zapewnia organom Miasta pomoc w wykonywaniu ich zadań szczególnie w zakresie:

1/ przygotowywania materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień, zarządzeń i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania czynności prawnych przez organy Miasta,
2/ realizacji obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał, zarządzeń, postanowień i decyzji organów Miasta,
3/ przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg, wniosków, interpelacji itp.,
4/ zapewnienia warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Miasta,
5/ prowadzenia zbiorów:
- Dziennika Ustaw,
- Monitora Polskiego,
- Dziennika Urzędowego Województwa Lubuskiego,
- przepisów gminnych, dostępnych do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
- obowiązujących rejestrów, wykazów i zbiorów akt.
6/ wykonywania prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
- przyjmowania, rozdziału, przekazywania i wysyłania korespondencji,
- prowadzenia wewnętrznego obiegu akt,
- przechowywania akt,
- przekazywania akt do archiwów,
7/ realizacji obowiązków i uprawnień Urzędu jako pracodawcy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa; interpretację art. 52, § 1, pkt.1 Kodeksu pracy zawiera załącznik Nr 5 do niniejszego regulaminu,
8/ realizacji zadań wynikających z obowiązku udostępniania informacji publicznej.


Rozdział III - ORGANIZACJA URZĘDU
§ 7
 
1. W skład Urzędu wchodzą Wydziały, Urząd Stanu Cywilnego, Straż Miejska oraz samodzielne stanowiska pracy.
2. Schemat organizacyjny Urzędu określający nazwy i symbole komórek organizacyjnych oraz ich
podporządkowanie, stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
3. Burmistrz zatwierdza zakresy czynności dla poszczególnych stanowisk pracy.
4. Obsługa prawna Urzędu prowadzona jest przez Radcę Prawnego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej, zawartej po przeprowadzeniu postępowania w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.
§ 8
Organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników ustala „Regulamin Pracy Urzędu Miasta Żagań”.

Rozdział IV - ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU
§ 9
Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1/ praworządności,
2/ służebności wobec społeczności lokalnej,
3/ racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4/ jednoosobowego kierownictwa,
5/ podziału zadań pomiędzy kierownictwo i poszczególne komórki organizacyjne Urzędu oraz współdziałania tych komórek,
6/ kontroli wewnętrznej,
7/ audytu wewnętrznego.
§ 10
Pracownicy Urzędu, w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu, działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do jego przestrzegania.
§ 11

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z zasadami ustawy Prawo zamówień publicznych.
§ 12

1. Jednoosobowe kierownictwo polega na jednoosobowej decyzyjności i służbowym podporządkowaniu, podziale czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy swego Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika Miasta, którzy ponoszą przed Burmistrzem odpowiedzialność za realizację powierzonych im zadań.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu:
1/ kierują i zarządzają powierzonymi komórkami w sposób zapewniający optymalną realizację zadań tych komórek i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem,
2/ są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.
§ 13
1. Podczas realizacji powierzonych zadań, komórki organizacyjne Urzędu są obowiązane do współdziałania w miarę zaistniałych potrzeb, w szczególności w zakresie wymiany informacji, wyrażania opinii oraz wzajemnych konsultacji.

2. W przypadku załatwiania spraw leżących w kompetencji kilku Wydziałów koordynującym jest ten Wydział, do którego właściwości należy ostateczne rozstrzygnięcie sprawy.

3. W razie zaistnienia sporów kompetencyjnych, wydział wiodący w danej sprawie określa Sekretarz.
§ 14
1. Zasady podpisywania pism określa załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.
2. Zasady sprawowania kontroli w Urzędzie określa załącznik Nr 3.
§ 15
Zasady udzielania informacji dziennikarzom.
1. Informacje o działalności Urzędu udzielają dziennikarzom:
1/ Burmistrz,
2/ Zastępca Burmistrza,
3/ osoby wskazane przez Burmistrza.
2. Wymieniona w ust. 1 obsługa informacyjna odbywa się na zasadach określonych w ustawie Prawo prasowe.
§ 16
Pełnienie zastępstw w czasie nieobecności:
1. Burmistrza - obowiązki przejmuje Zastępca Burmistrza.
2. Sekretarza - zastępuje Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego.
3. Skarbnika - zastępuje Naczelnik Wydziału Finansowo-Budżetowego.
4. Naczelnika - zastępuje jego zastępca lub wyznaczony do pełnienia tej funkcji pracownik.
5. Zastępstwa w Wydziale ustala Naczelnik.

Rozdział V - ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA, SKARBNIKA i NACZELNIKA
 
§ 17
Do zakresu zadań Burmistrza, w szczególności należy:
1. Realizacja zadań wynikających z obowiązującego ustawodawstwa, Statutu Miasta oraz uchwał Rady Miasta.
2. Realizacja zadań wynikających z pełnienia funkcji Kierownika Urzędu Miasta:
1/ reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
2/ wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
3/ podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy,
4/ zapewnienie przestrzegania prawa przez pracowników wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu,
5/ podejmowanie rozstrzygnięć w sprawach organizacji Urzędu oraz podziału zadań między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi,
6/ zwoływanie, nie rzadziej niż raz w miesiącu, narad z udziałem kierowników komórek organizacyjnych, w celu uzgadniania współdziałania i sposobu realizacji zadań,
7/ wydawanie zarządzeń, decyzji, pełnomocnictw, upoważnień oraz podpisywanie pism wychodzących z Urzędu,
8/ dekretowanie pism przychodzących,
9/ ogólny nadzór nad tokiem i terminowością wykonywania zadań przez pracowników Urzędu oraz nad prawidłowym wykonywaniem przez nich czynności kancelaryjnych,
10/ udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz skargi i interwencje mieszkańców,
11/ przyjmowanie interesantów w wyznaczonych terminach,
12/ wykonywanie zadań z zakresu obronności kraju i ochrony przed powodzią,
13/ wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa, Statut, Regulamin i uchwały Rady Miasta.
§ 18
Do zadań Zastępcy Burmistrza należy:
1/ podjęcie czynności kierownika Urzędu, w przypadku wystąpienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu przez niego zadań i kompetencji określonych w art. 28 g ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
2/ podejmowanie czynności kierownika Urzędu wymienionych w § 17 niniejszego Regulaminu pod okresową nieobecność Burmistrza spowodowaną wyjazdem w delegację, udaniem się na urlop, zwolnieniem lekarskim do 1 miesiąca, itp.,
3/ wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza,
4/ zapewnienie kompleksowego rozwiązania problemów oraz nadzorowanie działalności i koordynowanie pracy podległych komórek organizacyjnych Urzędu, podległych Gminie jednostek organizacyjnych oraz spółek z udziałem Gminy.
5/ uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza w zakresie obronności kraju oraz ochrony przed powodzią,
6/ wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 19
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:
1/ opracowywanie projektów niezbędnych aktualizacji Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy i Regulaminu wynagrodzeń pracowników Urzędu,
2/ nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr, ich doborem i dokonywaniem oceny pracowników mianowanych,
3/ koordynacja spraw związanych ze współdziałaniem:
- pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu,
- z jednostkami organizacyjnymi podległymi Gminie oraz spółkami z udziałem Gminy,
- z administracją państwową i samorządową,
- z partnerami zagranicznymi.
4/ nadzór nad przestrzeganiem przepisów kpa, instrukcji kancelaryjnej i podziału, rzeczowego akt oraz prawidłowym obiegiem dokumentów w Urzędzie,
5/ uczestniczenie w miarę potrzeb w opracowywaniu projektów uchwał organów Miasta oraz innych dokumentów dotyczących działalności Miasta i Urzędu,
6/ nadzór nad prawidłowym załatwianiem wniosków, interpelacji i zapytań radnych oraz skarg i wniosków mieszkańców dotyczących pracy Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych,
7/ przygotowywanie konkursów na stanowiska kierownicze i samodzielne w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Gminie,
8/ opracowywanie informacji i sprawozdań z działalności Burmistrza oraz z wykonania uchwał Rady Miasta,
9/ nadzorowanie działalności podległych komórek organizacyjnych Urzędu, dbałość o jakość pracy,
10/ nadzorowanie funkcjonowania Biuletynu Informacji Publicznej,
11/ prowadzenie spraw w imieniu Burmistrza, w ustalonym przez niego zakresie i powierzonych przez Burmistrza,
12/ koordynowanie spraw związanych z wyborami i referendami,
13/ uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza dotyczących obronności kraju oraz ochrony przed powodzią na terenie miasta,
14/ wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 20
Do zadań Skarbnika należy:
1/ wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości oraz obsługi księgowej
budżetu Miasta,
2/ nadzorowanie pracy Wydziału Finansowo-Budżetowego,
3/ nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Miasta,
4/ kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,
5/ wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
6/ współdziałanie w opracowywaniu budżetu Miasta,
7/ nadzorowanie sporządzania sprawozdawczości budżetowej,
8/ przygotowywanie okresowych analiz, sprawozdań, ocen i bieżących informacji o sytuacji finansowej,
9/ uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza w zakresie obronności kraju,
10/ wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz prowadzenie spraw w imieniu
Burmistrza, w ustalonym przez niego zakresie.
§ 21
Do zadań Naczelnika, w zakresie właściwym dla Wydziału, należy wykonywanie wszystkich czynności związanych z realizacją merytorycznych zadań podległego Wydziału, niezastrzeżonych do kompetencji Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza oraz Skarbnika, w szczególności:

1/ ustalanie i przedkładanie Burmistrzowi do zatwierdzania szczegółowych zakresów czynności dla pracowników Wydziału,
2/ pełnienie funkcji przełożonego w stosunku do podległych pracowników,
3/ prawidłowe i terminowe załatwianie spraw kierowanych do Wydziału,
4/ sprawna i uprzejma obsługa mieszkańców załatwiających sprawy w Wydziale,
5/ przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń, decyzji, materiałów, sprawozdań, analiz itp. pod obrady Rady i dla potrzeb Burmistrza oraz uczestniczenie w sesjach Rady, naradach i spotkaniach, jeśli zajdzie taka potrzeba,
6/ realizacja zadań merytorycznych Wydziału oraz wynikających z uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
7/ współpraca z Komisjami Rady w ramach kompetencji Wydziału, a szczególnie uczestniczenie w posiedzeniach Komisji, celem merytorycznego przedstawienia problematyki określonej w projektach uchwał i tematach przygotowywanych przez Wydział na sesje Rady Miasta. Każdorazowo konieczność uczestniczenia w pracach Komisji należy uzgodnić z Przewodniczącym tej Komisji.
8/ opracowywanie projektów planów realizacji przedsięwzięć gospodarczych, społecznych, organizacyjnych, projektu budżetu w zakresie dotyczącym Wydziału, itp.,
9/ współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu, jednostkami organizacyjnym Gminy, organizacjami społecznymi, zawodowymi, gospodarczymi, itp.,
10/ wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie spraw w imieniu Burmistrza, w granicach uzyskanych pełnomocnictw,
11/ przygotowywanie propozycji odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych,
12/ rozpatrywanie skarg, wniosków i interwencji mieszkańców oraz przygotowywanie propozycji odpowiedzi,
13/ uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza, w zakresie obronności kraju,
14/ wykonywanie innych zadań, objętych zakresem działania podległego Wydziału i wynikających z poleceń Burmistrza,
15/ ponoszenie odpowiedzialności za merytoryczną działalność Wydziału oraz organizację, jakość i dyscyplinę pracy,
16/ odpowiedzialność za pozyskiwanie, uruchamianie i rozliczanie środków finansowych pochodzących z bezzwrotnej pomocy zagranicznej,
17/ sukcesywne prowadzenie bieżącej kontroli wewnętrznej Wydziałów przez Naczelników i składanie Burmistrzowi pisemnych informacji na koniec każdego kwartału o przeprowadzonych kontrolach i ich efektach,
18/ przygotowywanie informacji publicznych do udostępniania w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na wniosek,
19/ opracowywanie prognoz, analiz, sprawozdań z prowadzonych postępowań itp.,
20/ systematyczne podnoszenie poziomu wiedzy,
21/ systematyczne podnoszenie jakości obsługi interesantów.
§ 22
Zadania komórek organizacyjnych Urzędu określa załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu.


Rozdział VI - ZASADY OBSŁUGI INTERESANTÓW
§ 23
Interesanci obsługiwani są w godzinach pracy Urzędu.
§ 24
Wprowadzenie ograniczeń czasowych w przyjmowaniu interesantów wymaga zgody Burmistrza.
§ 25
Uzgodnienia z innymi Wydziałami Urzędu, niezbędne do załatwienia wnoszonych spraw, winny być dokonywane we własnym zakresie, bez angażowania interesantów.
§ 26
W przypadku nieobecności Burmistrza i Zastępcy Burmistrza w dniu wyznaczonym do przyjmowania mieszkańców w sprawie skarg i wniosków, przyjęć dokonują Naczelnicy lub ich zastępcy, w sprawach dotyczących kompetencji Wydziału.
ROZDZIAŁ VII - POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 27
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie obowiązujące przepisy, a w szczególności:

1/ ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym /t. j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm./,
2/ ustawa z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych /(t. j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm./,
3/ ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy /t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn zm./,
4/ ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego /Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm./,
5/ ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz. 1198),
6/ rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. Nr 67, poz. 619),
7/ uchwała Nr VI/54/2003 Rady Miasta Żagania z dnia 27 lutego 2003 r. w sprawie Statutu Gminy Żagań o statusie miejskim /Dz. Urz. Województwa Lubuskiego Nr 15 z 2003 r. poz. 272/,
8/ Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego.
§ 28
Załączniki do Regulaminu:
• Nr 1 - Schemat organizacyjny Urzędu Miasta Żagań,
• Nr 2 - Zasady podpisywania pism,
• Nr 3 - Zasady sprawowania kontroli w Urzędzie,
• Nr 4 - Zadania komórek organizacyjnych Urzędu,
• Nr 5 - Uprawnienia Urzędu jako pracodawcy w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych /interpretacja art. 52, § 1, pkt. 1 Kodeksu pracy/, stanowią jego integralną część.
§ 29
Traci moc Zarządzenie Nr 156/2005 Burmistrza Miasta Żagań z dnia 24 czerwca 2005 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta Żagań.
§ 30
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania, z mocą obowiązującą od dnia 27 grudnia 2005 r.
 
« powrót do poprzedniej strony