ˆ

Rejestr zmian

Pobierz dane XMLDrukuj informację

Szczegóły informacji

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO W ŻAGANIU

Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2003-07-06 04:43:12 przez Użytkownik wprowadzający dane archiwalne

ZARZĄDZENIE Nr 107/2003

ZARZĄDZENIE Nr 107/2003
BURMISTRZA MIASTA ŻAGANIA
z dnia 5 maja 2003 r.
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miejskiemuw Żaganiu
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. NR 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami) z a r z ą d z a m, co następuje:
§ 1
N a d a j ę Urzędowi Miejskiemu w Żaganiu Regulamin Organizacyjny, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Ze względu na konieczność utworzenia odpowiednich warunków lokalowych spowodowanych zmianami organizacyjnymi oraz na skutki finansowe tych zmian, u s t a l a m okres wprowadzania w życie Regulaminu, o którym mowa w § 1, sukcesywnie do dnia 31 marca 2004 r.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od jego ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego.


Burmistrz Miasta Żagania
Sławomir Kowal


Załącznik
do Zarządzenia Nr 107/2003
Burmistrza Miasta Żagania
z dnia 5 maja 2003 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO W ŻAGANIU
Rozdział I - POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Żaganiu, zwany dalej "Regulaminem", określa:
1/ zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Żaganiu,
2/ organizację Urzędu,
3/ zasady funkcjonowania Urzędu,
4/ zakres działania kierownictwa, pracowników oraz poszczególnych komórek organizacyjnych w Urzędzie.
§ 2
Ilekroć jest w Regulaminie mowa o:
1/ Mieście - należy przez to rozumieć Gminę Żagań o statusie Miejskim,
2/ Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miasta Żagania,
3/ Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku USC - należy przez to rozumieć odpowiednio:
- Burmistrza Miasta Żagania,
- Zastępcę Burmistrza Miasta Żagania,
- Sekretarza Miasta Żagania,
- Skarbnika Miasta Zagania,
- Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Żaganiu.
4/ Naczelniku Wydziału, należy przez to rozumieć również:
- Kierownika USC,
- Komendanta Straży Miejskiej,
- Kierownika Referatu Obrony Cywilnej.
5/ Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Żaganiu.
§ 3
1. Urząd jest jednostką budżetową Miasta.
2. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.
3. Siedziba Urzędu mieści się w Żaganiu, przy pl. Słowiańskim 17.
§ 4
1. Urząd jest czynny w dniach roboczych, w godzinach ustalonych przez Burmistrza.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta oraz dni dodatkowo wolne od pracy.
Rozdział II - ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU

§ 5
Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Mieście obowiązków w trakcie realizacji:
1/ zadań własnych,
2/ zadań zleconych,
3/ zadań powierzonych:
a) na podstawie porozumień z organami administracji rządowej,
b) w drodze porozumień międzygminnych,
c) w drodze porozumień komunalnych zawartych z powiatem.
4/ zadań wynikających z zawartych porozumień partnerskich.
§ 6
Urząd zapewnia organom Miasta pomoc w wykonywaniu ich zadań szczególnie w zakresie:
1/ przygotowywania materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień, zarządzeń i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania czynności prawnych przez organy Miasta,
2/ przygotowywania do uchwalenia i wykonywania budżetu Miasta,
3/ realizacji obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał, zarządzeń, postanowień i decyzji organów Miasta,
4/ przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg, wniosków, interpelacji itp.,
5/ zapewnienia warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Miasta,
6/ prowadzenia zbiorów:
- Dziennika Ustaw,
- Monitora Polskiego,
- Dziennika Urzędowego Województwa Lubuskiego,
- przepisów gminnych, dostępnych do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu.
- obowiązujących rejestrów, wykazów i zbiorów akt.
7/ wykonywania prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
- przyjmowania, rozdziału, przekazywania i wysyłania korespondencji,
- prowadzenia wewnętrznego obiektu akt,
- przechowywania akt,
- przekazywania akt do archiwów,
8/ realizacji obowiązków i uprawnień Urzędu jako pracodawcy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Rozdział III - ORGANIZACJA URZĘDU
§ 7
  1. W skład Urzędu wchodzą Wydziały, Referaty, Urząd Stanu Cywilnego, Straż Miejska oraz samodzielne stanowiska pracy.
  2. Schemat organizacyjny Urzędu określający nazwy i symbole komórek organizacyjnych, ich podporządkowanie i liczbę etatów, stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
  3. Burmistrz zatwierdza zakresy czynności na poszczególnych stanowiskach pracy oraz może dokonywać zmiany liczby etatów w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu, bez zwiększania liczby etatów ogółem.
  4. Obsługa prawna Urzędu prowadzona jest przez Radcę Prawnego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej, zawartej po przeprowadzeniu postępowania w trybie ustawy o zamówieniach publicznych.
§ 8
Organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników ustala "Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Żaganiu".
Rozdział IV - ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

§ 9
Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1/ praworządności,
2/ służebności wobec społeczności lokalnej,
3/ racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4/ jednoosobowego kierownictwa,
5/ podziału zadań pomiędzy kierownictwo i poszczególne jednostki organizacyjne Urzędu oraz współdziałania tych jednostek,
6/ kontroli wewnętrznej.
§ 10
Pracownicy Urzędu, w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu, działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do jego przestrzegania.
§ 11
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z zasadami ustawy o zamówieniach publicznych.
§ 12
1. Jednoosobowe kierownictwo polega na jednoosobowej decyzyjności i służbowym podporządkowaniu, podziale czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy swego Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika Miasta, którzy ponoszą przed Burmistrzem odpowiedzialność za realizację powierzonych im zadań.
3. Kierownicy jednostek organizacyjnych Urzędu:
1/ kierują i zarządzają powierzonymi jednostkami w sposób zapewniający optymalną realizację zadań tych jednostek i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem,
2/ są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.
§ 13
1. Podczas realizacji powierzonych zadań, jednostki organizacyjne Urzędu są obowiązane do współdziałania w miarę zaistniałych potrzeb, w szczególności w zakresie wymiany informacji, wyrażania opinii oraz wzajemnych konsultacji.
2. W przypadku załatwiania spraw leżących w kompetencji kilku Wydziałów koordynującym jest ten Wydział, do którego właściwości należy ostateczne rozstrzygnięcie sprawy.
3. W razie zaistnienia sporów kompetencyjnych, Wydział wiodący w danej sprawie określa Sekretarz Miasta.
§ 14
1. Zasady podpisywania pism określa załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.
2. Zasady sprawowania kontroli w Urzędzie określa załącznik Nr 3.
§ 15
Pełnienie zastępstw w czasie nieobecności:
1. Burmistrza - obowiązki przejmuje Zastępca Burmistrza.
2. Skarbnika - zastępuje Naczelnik Wydziału Finansowo-Budżetowego.
3. Naczelnika - zastępuje zastępca lub wyznaczony do pełnienia tej funkcji pracownik.

Rozdział V - ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA,
SEKRETARZA, SKARBNIKA I NACZELNIKA
§ 16
Do zakresu zadań Burmistrza, w szczególności należy:
1. Realizacja zadań wynikających z obowiązującego ustawodawstwa oraz Statutu Miasta.
2. Realizacja zadań wynikających z pełnienia funkcji Kierownika Urzędu Miejskiego:
1/ reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
2/ wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
3/ podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy,
4/ zapewnienie przestrzegania prawa przez pracowników wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu,
5/ podejmowanie rozstrzygnięć w sprawach organizacji Urzędu oraz podziału zadań między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi,
6/ zwoływanie, nie rzadziej niż raz w miesiącu, narad z udziałem kierowników komórek organizacyjnych, w celu uzgadniania współdziałania i sposobu realizacji zadań,
7/ wydawanie zarządzeń, decyzji, pełnomocnictw, upoważnień oraz podpisywanie pism wychodzących z Urzędu,
8/ dekretowanie pism przychodzących
9/ ogólny nadzór nad tokiem i terminowością wykonywania zadań przez pracowników Urzędu oraz nad prawidłowym wykonywaniem przez nich czynności kancelaryjnych,
10/ udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz skargi mieszkańców,
11/ przyjmowanie interesantów w wyznaczonych terminach,
12/ wykonywanie zadań z zakresu obronności kraju i ochrony przed powodzią,
13/ wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa, Statut, Regulamin i uchwały Rady Miasta.
§ 17
Do zadań Zastępcy Burmistrza należy:
1/ podejmowanie czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikających z innych przyczyn niemożliwości pełnienia obowiązków przez Burmistrza,
2/ wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza,
3/ zapewnienie kompleksowego rozwiązania problemów oraz nadzorowanie działalności i koordynowanie pracy podległych komórek organizacyjnych Urzędu,
4/ uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza w zakresie obronności kraju oraz ochrony przed powodzią,
5/ wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza,
§ 18
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:
1/ opracowywanie projektów niezbędnych aktualizacji Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Pracy i Regulaminu wynagrodzeń pracowników Urzędu,
2/ nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr i dokonywaniem oceny pracowników mianowanych,
3/ nadzór nad przestrzeganiem przepisów kpa, instrukcji kancelaryjnej i podziału, rzeczowego akt oraz prawidłowym obiegiem dokumentów w Urzędzie,
4/ uczestniczenie w miarę potrzeb w opracowywaniu projektów uchwał organów Miasta oraz innych dokumentów dotyczących działalności Miasta i Urzędu,
5/ nadzór nad prawidłowym załatwianiem wniosków, interpelacji i zapytań radnych oraz skarg i wniosków mieszkańców dotyczących pracy Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych,
6/ przygotowywanie konkursów na stanowiska kierownicze i samodzielne w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Gminie,
7/ opracowywanie informacji i sprawozdań z działalności Burmistrza oraz z wykonania uchwał Rady Miasta,
8/ nadzorowanie działalności podległych komórek organizacyjnych Urzędu,
9/ prowadzenie spraw w imieniu Burmistrza, w ustalonym przez niego zakresie i powierzonych przez Burmistrza,
10/ koordynowanie spraw związanych z wyborami i referendami,
11/ uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza dotyczących obronności kraju oraz ochrony przed powodzią na terenie miasta,
12/ wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 19
Do zadań Skarbnika należy:
1/ wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
2/ nadzorowanie pracy Wydziału Finansowo-Budżetowego,
3/ nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Miasta,
4/ kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,
5/ współdziałanie w opracowywaniu budżetu Miasta,
6/ współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
7/ uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza w zakresie obronności kraju,
8/ wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz prowadzenie spraw w imieniu Burmistrza, w ustalonym przez niego zakresie.
§ 20
Do zadań Naczelnika, w zakresie właściwym dla Wydziału, należy wykonywanie wszystkich czynności związanych z realizacją merytorycznych zadań podległego wydziału, niezastrzeżonych do kompetencji Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza oraz Skarbnika, w szczególności:
1/ ustalanie i przedkładanie Burmistrzowi do załatwienia szczegółowych zakresów czynności dla pracowników Wydziału,
2/ pełnienie funkcji przełożonego w stosunku do podległych pracowników,
3/ prawidłowe i terminowe załatwianie spraw kierowanych do Wydziału,
4/ sprawna i uprzejma obsługa mieszkańców załatwiających sprawy w Wydziale,
5/ przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń, decyzji, materiałów, sprawozdań, analiz itp. pod obrady Rady i dla potrzeb Burmistrza oraz uczestniczenie w sesjach Rady, naradach i spotkaniach, jeśli zajdzie taka potrzeba,
6/ realizacja zadań merytorycznych Wydziału oraz wynikających z uchwał Rady i Zarządzeń Burmistrza,
7/ współpraca z Komisjami Rady w ramach kompetencji Wydziału,
8/ opracowywanie projektów planów realizacji przedsięwzięć gospodarczych, społecznych, organizacyjnych, itp.,
9/ współdziałanie z organizacjami społecznymi, zawodowymi, gospodarczymi, itp.,
10/ wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie spraw w imieniu Burmistrza, w granicach uzyskanych pełnomocnictw,
11/ przygotowywanie propozycji odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych,
12/ rozpatrywanie skarg i wniosków oraz przygotowywanie propozycji odpowiedzi,
13/ realizacja zadań w zakresie obronności kraju, należących do kompetencji Burmistrza,
14/ wykonywanie innych zadań, objętych zakresem działania podległego Wydziału i wynikających z poleceń Burmistrza,
15/ ponoszenie odpowiedzialności za merytoryczną działalność Wydziału oraz organizację i dyscyplinę pracy,
16/ sukcesywne prowadzenie bieżącej kontroli wewnętrznej wydziałów przez Naczelników i składanie Burmistrzowi pisemnych informacji na koniec każdego kwartału o przeprowadzonych kontrolach i ich efektach,
17/ przygotowywanie informacji publicznych do udostępniania w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na wniosek,
18/ systematyczne podnoszenie poziomu wiedzy.
§ 21
Zadania jednostek organizacyjnych Urzędu określa załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu.
Rozdział VI - ZASADY OBSŁUGI INTERESANTÓW
§ 22
Interesanci obsługiwani są w godzinach pracy Urzędu.

§ 23
Wprowadzenie ograniczeń czasowych w przyjmowaniu interesantów wymaga zgody Burmistrza.
§ 24
Uzgodnienia z innymi Wydziałami Urzędu, niezbędne do załatwienia wnoszonych spraw, winny być dokonywane we własnym zakresie, bez angażowania interesantów.

§ 25
W przypadku nieobecności Burmistrza i Zastępcy Burmistrza w dniu wyznaczonym do przyjmowania mieszkańców w sprawie skarg i wniosków, przyjęć dokonują Naczelnicy lub ich zastępcy, w sprawach dotyczących kompetencji Wydziału.
ROZDZIAŁ VII - POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 26
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie obowiązujące przepisy, a w szczególności:
1/ ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.),
2/ ustawa z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.),
3/ ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1974 r. Nr 24, poz. 141 z późn. zm.),
4/ rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz. 46),
5/ uchwała Nr XXXI/35/2001 Rady Miasta Żagania z dnia 28 czerwca 2001 r. w sprawie Statutu Gminu Żagań o statusie miejskim (Dz. Urz. Województwa Lubuskiego Nr 41 z 2001 r. poz. 394),
6/ Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego.
§ 27
Załączniki do Regulaminu:
- Nr 1 - Schemat organizacyjny Urzędu Miejskiego w Żaganiu,
- Nr 2 - Zasady podpisywania pism,
- Nr 3 - Zasady sprawowania kontroli w Urzędzie,
- Nr 4 - Zadania jednostek organizacyjnych Urzędu,
stanowią jego integralną część.